Ustanove, ki želijo sodelovati v projektu se morajo nanj prijaviti. Postopek poteka tako, da agencija, ki želi sodelovati, predloži testne bibliografske in normativne datoteke [[konzorciju|konzorcij|konzorciju]] VIAF-a. Organizacija OCLC Research obdela testne izvorne datoteke tako, da se imena naslovov ujemajo z naslovi v VIAF zapisih, katere so v preteklosti posredovale že sprejete članice. V primeru uspešnega prijavnega postopka mora ustanova predati vse bibliografske in normativne datoteke organizaciji OCLC Research in jih tudi redno dopolnjevati. Nove vsebine so objavljene in dostopne na spletni strani VIAF projekta. Nove članice prejemajo poročila in pomagajo pri prilagoditvenem procesu.
